Binnen InformerOnline is het mogelijk om inkoopfacturen te accorderen voordat de betaling van de factuur plaats mag vinden. Hiervoor dient de module Facturen accorderen geactiveerd te worden.
Wanneer geactiveerd kunnen facturen dus niet per ongeluk meegenomen worden in een betaalbatch als de factuur nog niet is geaccordeerd.
Facturen accorderen
App activeren
Om de app Facturen accorderen te activeren volg je onderstaande stappen:
Ga links in het menu naar Instellingen;
Kies voor App store;
Zoek de Facturen accorderen app en kies voor Activeren.
Let op: Het activeren van deze module kost €5,- per maand.
Nadat deze module is geactiveerd, kunnen de inkoopfacturen worden geaccordeerd. Alle bestaande inkoopfacturen staan automatisch al op geaccordeerd.
Instellingen controleren
Na het activeren van de module Facturen accorderen komt er op de instellingen pagina een optie bij: Accorderen.
Om deze instellingen te controleren volg je onderstaande stappen:
Ga links in het menu naar Instellingen;
Kies voor Accorderen;
Bekijk en stel in wat gewenst is:
Accorderen verplicht:
Nee: Maak accorderen niet verplicht voor inkoopfacturen;
Ja: Maak accorderen verplicht voor inkoopfacturen;
Ja, Boven onderstaand bedrag: Maak accorderen enkel verplicht boven een bepaald bedrag;
Boven bedrag: Vul in vanaf welk bedrag een inkoopfactuur geaccordeerd moet worden.
Minimaal aantal te accorderen medewerkers: Geef een minimaal aantal te accorderen medewerkers op;
Standaard medewerkers: Geef standaard medewerkers op die inkoopfacturen moeten accorderen.
Inkoopfactuur inboeken
Om een factuur te accorderen volg je onderstaande stappen:
Ga links in het menu naar Uitgaven;
Kies voor Facturen;
Open een te verwerken inkoopfactuur of klik op Nieuw;
Vul de gegevens van de factuur in;
De tab Accorderen staat automatisch geopend;
Selecteer in de dropdown Accorderen een medewerker of medewerkers die de factuur moeten accorderen;
De standaard medewerkers zijn reeds geselecteerd;
Sla de factuur op;
Inkoopfactuur accorderen
Medewerkers kunnen op 2 manieren controleren of zij inkoopfacturen moeten accorderen:
Via het dashboard: In de widget Taken;
Via de inkoopfacturen: De tab Te accorderen toont welke facturen te accorderen en welke medewerkers de facturen moeten accorderen.
Bij het openen van de inkoopfactuur opent de tab Accorderen direct.
De factuur kan hier geaccordeerd of geweigerd worden.
Duimpje omhoog: Accordeer de factuur;
Duimpje omlaag: Accordeer de factuur niet.
Na accorderen of weigeren kan er een opmerking geplaatst worden. Dit is niet verplicht.
Na accordatie van alle ingestelde medewerkers veranderd de status van de inkoopfactuur naar Geaccordeerd. De factuur kan vanaf dat moment worden in een betaalbatch worden meegenomen.
