Wij willen u hierbij informeren over het afsluiten van boekjaren en het gereed maken van uw instellingen voor het nieuwe jaar. Om het overzichtelijk te houden hebben wij dit in diverse onderdelen ingedeeld. Het kan zijn dat u bepaalde onderdelen niet gebruikt of dat deze onderdelen niet voor uw pakket beschikbaar zijn, u kunt deze onderdelen dan gewoon overslaan. Wij gaan er in onderstaande uitleg van uit dat u werkt met Informer versie 10, 11, 12 of 14. Om deze wijzigingen door te voeren dient u in te loggen als systeembeheerder.


Alvorens deze wijzigingen door te voeren dient u een back-up te maken van de administratie zodat u de afgesloten boekjaren later nog wel kunt raadplegen.Handmatig een back-up maken van uw administratie doet u als volgt:

  • Ga naar archief > systeembeheer > systeem-instellingen. Noteer de locatie die in het backup-pad staat, maak dan het veld leeg en klik OK.
  • Ga naar archief > systeembeheer > back-up maken. U krijgt nu de melding "Er is geen backuppad ingesteld. Wilt u zelf een pad opgeven", kies JA.
  • Kies een locatie voor de back-up, geef als naam "Backup eind 2016.df1" en klik dan op "Opslaan". U krijgt daarna de melding "Backup is gemaakt".
  • Indien u het backup-pad leeggemaakt had, gaat u terug naar archief > systeembeheer > systeem-instellingen, vult het backup-pad weer in en klikt OK.

image002


Factuurnummering: Indien u met een factuurnummering werkt waarin een verwijzing naar het jaar is opgenomen zoals bijvoorbeeld 20161234 voor 2016 dan kunt dit als volgt instellen. Ga in het boven menu naar boekhouding > diversen > instellingen boekhouding, kies hier het tabblad standaardvelden. Werkt u met Informer ZZP Factuur, ZZP Offerte & Order, of ZZP Project & Uren dan kunt u gaan naar Hoofdmenu > Diverse > instellingen. Hier kunt u het "laatst gebruikt verkoopfactuurnummer" aanpassen. Van bijvoorbeeld 20161234 kunt u het nummer 20171234 maken, de eerstvolgende factuur krijgt dan nummer 2017235. Indien u 2017 weer vanaf 20170001 wilt laten tellen zet u hier 20170000 neer. Zet dit nummer NOOIT naar een lagere waarde zoals bijvoorbeeld 20090001 of naar 0001, dit zal onherroepelijke ernstige schade aan de database veroorzaken.


image004


Offertenummering/ordernummering: Verwijzen uw order/offerte-nummers ook naar het jaar dan kunt u ook deze nummering aanpassen. Ga hiervoor in het boven menu naar Verkoop > instellingen orders/offerte. Werkt u met Informer ZZP Offerte & Order, of ZZP Project & Uren dan kunt u naar Hoofdmenu > instellingen orders/offerte hier kunt u het "laatst gebruikt ordernummer" en "laatst gebruikt offertenummer" aanpassen. Van bijvoorbeeld 20161234 kunt u het nummer 20171234 maken, de eerstvolgende order of offerte krijgt dan nummer 20171235. Indien u 2017 weer vanaf 20170001 wilt laten tellen zet u hier 20170000 neer. Zet dit nummer NOOIT naar een lagere waarde zoals bijvoorbeeld 20090001 of naar 0001, dit zal onherroepelijke ernstige schade aan de database veroorzaken.


image006


Projectnummering: Verwijzen uw projectnummers ook naar het jaar dan kunt u ook deze nummering aanpassen. Ga hiervoor in de menubalk naar Project > Diversen > instellingen projectadministratie. Hier kunt u het "laatst gebruikt projectnummer" aanpassen. Van bijvoorbeeld 20161234 kunt u het nummer 20171234 maken, het eerstvolgende project krijgt dan nummer 20171235. Indien u 2017 weer vanaf 20170001 wilt laten tellen zet u hier 20170000 neer. Zet dit nummer NOOIT naar een lagere waarde zoals bijvoorbeeld 20090001 of naar 0001, dit zal onherroepelijke ernstige schade aan de database veroorzaken.


image008


Abonnementsnummering: Indien uw abonnementsnummers verwijzen naar het jaar van afsluiten moet de nummering hiervan ook worden aangepast. Ga hiervoor in de menubalk naar Verkoop > Abonnementenregistratie > Instellingen Abonnementen. Indien u abonnementsnummer bijvoorbeeld 12123456 zijn voor abonnementen van 2016 dan kunt u de prefix nu veranderen naar bijvoorbeeld 16. U kunt hier dan wel kiezen om het volgnummer terug naar 0 te zetten(laatst gebruikt). Het eerste abonnement van 2017 krijgt dan (uitgaande van 8 posities) als nummer 1700000.


image010


Boekjaar afsluiten (ook voor ZZP Factuur, ZZP Offerte & Order, of ZZP Project & Uren): In onze boekhoud-software kunt u met 3 boekjaren tegelijk werken. Om in 2017 te kunnen werken moet u dus boekjaar 2014 afsluiten. Dit houdt in dat boekjaar 2014 en alle boekingen hiervan worden verwijderd. Ga in de menubalk eerst naar boekhouding > diversen > instellingen boekhouding. Indien bij het tabblad boekjaar 2016 beschikbaar is dan kunt u het stipje daar na 1 januari naar overzetten en hoeft u onderstaande procedure verder niet te volgen. Zijn hier alleen de boekjaren 2014, 2015 en 2016 beschikbaar volg dan onderstaande procedure wel verder. Klanten met ZZP Factuur, ZZP Offerte & Order, of ZZP Project & Uren kunnen op een andere manier nakijken of zij moeten afsluiten. Ga hiervoor naar Hoofdmenu > diversen > jaar afsluiten en kijk in de gele balk. Staat hier "Afsluiten boekjaar 2014" dan moet het boekjaar worden afgesloten, staat er 2015 of later dan is dit niet nodig.


screenshot-boekjaar2012


Database en administratie controleren: - Ga naar boekhouding > diversen > database-management. (Indien u geen optie boekhouding ziet, kunt u bij hoofdmenu kijken). - Laat alle instellingen op de standaard staan en klik op OK. - Na de hele controle ziet u een aantal regels op "gecontroleerd" staan, dit is zoals het hoort. - Draai nu nogmaals Database-management. - Indien u nog regels ziet staan zoals bijvoorbeeld "boekstuk 786397 heeft een saldo van 12,34" dan moet u deze boekstukken eerst corrigeren voordat u het jaar kunt afsluiten. - Zodra alle boekstukken gecorrigeerd zijn, moet u nogmaals database-management draaien.


 image014


Mochten er andere problemen worden gemeld neem dan contact op met onze helpdesk voor u het jaar gaat afsluiten. 


Jaar afsluiten: 

  • Ga naar boekhouding > diversen > jaar afsluiten. 
  • Controleer of in de gele balk bovenaan "afsluiten boekjaar 2014" staat. 
  • Bij dagboek voert u uw memoriaal-dagboek in (in het standaard rekeningschema is dit dagboek 40). 
  • Bij rekening winstsaldo voert u de grootboekrekening in waar u het saldo van de winst- en verliesposten naar wilt afboeken (in het standaard rekeningschema is dit grootboekrekening 2100), wijkt dit af dan kan uw Accountant of boekhouder u hier meer over vertellen. 
  • Alle andere instellingen kunt op de standaard laten staan en dan op OK drukken. 
  • Alle vragen die nu voorbij komen moeten met JA, beantwoord worden omdat het jaar anders niet afgesloten kan worden. 
  • Indien er een melding voorbij komt van databasemanagement en u heeft dat al uitgevoerd (zoals hierboven beschreven) adviseren wij u contact op te nemen met de helpdesk. 
  • Alle boekstukken e.d. van het jaar 2014 worden nu verwijdert uit de database. 
  • Aan het eind van de afsluiting krijgt u de melding dat het boekjaar is afgesloten. Boekjaar 2017 is nu automatisch aangemaakt en geactiveerd. 
  • Indien u later nog boekstukken uit 2014 wilt bekijken zult u de backup moeten openen via Archief > Andere administratie.


screenshot-afsluiting-boekjaar2012


Instructie video: